Assistant(e) Administratif(ve) Senior

Eligible Applicants
Ce poste est annoncé aux candidat(e)s internes et externes. Les candidat(e)s doivent être légalement présent(e)s à Djibouti au moment de la candidature, du recrutement et de l'embauche. Seul(e)s les candidat(e)s titulaires d'une résidence permanente ou permis de travail à Djibouti seront considéré(e)s comme éligibles.
Duties and Qualifications
Assistant(e) Principal(e) à l¿Administration

Cadre organisationnel et relations de travail
L'Assistant(e) Principal(e) à l'Administration fournit un soutien administratif au bureau où se trouve le poste.
Assistant(e) Principal(e) à l'Administration n'a normalement pas de fonctions de supervision directe, mais supervisera les chauffeurs et sera en charge de faire leur evaluation de performance. Le titulaire du poste travaillera toujours sous la supervision directe du chef de bureau en consultation avec le responsable administratif du bureau principal, qui est tenu de contrôler les performances du titulaire et de lui donner régulièrement des conseils. Il/elle peut assurer la liaison avec les fournisseurs et/ou les fonctionnaires locaux et/ou les partenaires d'exécution (PI) sur des sujets de routine sous la direction du superviseur.
Tous les membres du personnel du HCR sont responsables de l'exécution de leurs tâches telles qu'elles sont décrites dans leur description de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et les instructions administratives du HCR, ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus de s'acquitter de leurs responsabilités d'une manière compatible avec les compétences de base, fonctionnelles, transversales et de gestion, ainsi qu'avec les valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l'intégrité et le respect de la diversité.

Fonctions
- Aider à l'interprétation et au traitement des droits, à l'établissement de contrats et à la tenue de divers registres et dossiers du personnel.
- Participer à des réunions sur des questions administratives courantes ; gérer les déplacements des membres du personnel du HCR et contrôler leurs états de présence, leurs plans de congé, leurs heures supplémentaires et les exigences en matière de visa.
- Rechercher des informations et des références dans les dossiers et les registres du bureau concernant une variété de sujets. Sélectionner des informations et des dossiers dans un format spécifié ou sur la base d'instructions générales afin de les utiliser pour la préparation de rapports, de correspondance, de documents techniques, de plans de projets ou de programmes et de documents de référence généraux.
- Aider à la commande de fournitures de bureau et d'équipements et organiser leur distribution en tenant les registres d'inventaire appropriés.
- Aider dans les formalités administratives liées à l'organisation de voyages et à la délivrance/au renouvellement de visas, de licences, d'arrangements de voyage et d'autres documents similaires.
- Rédiger la correspondance et les rapports, selon les besoins, sur des tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné ; saisir la correspondance, les documents et les rapports, dont certains peuvent être hautement confidentiels.
- Organiser des rendez-vous et tenir à jour le calendrier du superviseur, recevoir des visiteurs, placer et filtrer des appels téléphoniques et répondre à des questions avec discrétion ; tenir des listes de noms, d'adresses et de numéros de téléphone de ministres, de fonctionnaires et de membres du corps diplomatique.
- Aider la direction à organiser et à gérer le bureau du HCR et les complexes résidentiels (le cas échéant).
- Faciliter diverses missions officielles du personnel du HCR et d'autres personnes relevant de la compétence du HCR.
- Préparer les attestations et les certificats requis par les membres du personnel pour la signature de l'officier supérieur.
- Aider à traiter les demandes de remboursement de frais médicaux et diverses autres demandes du personnel du HCR et d'autres partenaires du HCR.
- Suivre la flotte en étroite collaboration avec les unités d'administration et d'approvisionnement en ce qui concerne la gestion de la flotte, l'entretien et la maintenance des véhicules.
- Planifier les déplacements des véhicules et des chauffeurs vers les villages de réfugiés sur une base hebdomadaire, ainsi que les missions officielles au bureau de la branche ou dans la région d'Ali Sabieh.
- Contrôler les véhicules du HCR utilisés par les partenaires et signaler toute irrégularité observée dans l'utilisation des véhicules sur le terrain.
- Si nécessaire, fournir un soutien/une assistance technique aux partenaires opérationnels sur le terrain.
- Travailler avec les opérateurs économiques locaux pour les contrats locaux.
- Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins.

Éducation et expérience professionnelle

Années d'expérience / Niveau de diplôme

Pour le G5 - 2 ans d'expérience pertinente avec un diplôme d'études secondaires ; ou 1 an d'expérience professionnelle pertinente avec un baccalauréat ou l'équivalent ou plus.

Domaine(s) d'études
Non applicable.

(Les domaines d'études marqués d'un astérisque* sont essentiels).
Certificats et/ou licences
Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe.

(Les certificats et licences marqués d'un astérisque* sont essentiels)

Expérience professionnelle pertinente

Essentiel
Non spécifiée.

Souhaitable
Achèvement des programmes d'apprentissage du HCR ou formation spécifique en rapport avec les fonctions du poste.

Compétences fonctionnelles

*Connaissance de l'informatique ;
Règles, règlements et procédures administratives de l'ONU et du HCR ;
Règles, règlements et procédures financières de l'ONU et du HCR.
IT - Applications PeopleSoft

Exigences linguistiques
Pour les emplois d'agent des services généraux : Une bonne maitrise du francais et bonne connaissance de l'anglais

Compétences requises
Tous les emplois au HCR requièrent six compétences de base et peuvent également nécessiter des compétences managériales et/ou des compétences transversales. Les six compétences de base sont énumérées ci-dessous.

Compétences de base :
Responsabilité
Communication
Conscience organisationnelle
Travail d'équipe et collaboration
Engagement envers l'apprentissage continu
Orientation client et résultats

Compétences en gestion :
Non spécifié.

Compétences transversales :
Pensée analytique
Planification et organisation

Tous les membres du personnel du HCR doivent, individuellement et collectivement, contribuer à la création d'un environnement de travail où chacun se sent en sécurité et habilité à accomplir ses tâches. Cela implique de ne pas tolérer l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement, y compris le harcèlement sexuel, le sexisme, l'inégalité des sexes, la discrimination et l'abus de pouvoir.
En tant qu'individus et en tant que cadres, tous doivent être proactifs dans la prévention et la réponse aux comportements inappropriés, soutenir un dialogue continu sur ces questions et s'exprimer et demander des conseils et un soutien aux ressources pertinentes du HCR lorsque ces questions se posent.

Il s'agit d'une description de poste standard pour tous les postes du HCR portant ce titre de poste et ce niveau hiérarchique. Le contexte opérationnel peut contenir des qualifications essentielles et/ou souhaitables supplémentaires liées à l'opération et/ou au poste spécifique. Ces exigences sont incorporées par référence dans la présente description de poste et seront prises en compte lors de la sélection, de la présélection et du choix des candidats.
Additional Information
Veuillez noter que le HCR ne demande aucun frais à aucune étape de son processus de recrutement (candidature, entretien, réunion, déplacement, traitement, formation ou tout autre frais).
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Aucune candidature tardive ne sera acceptée. Les candidats présélectionnés peuvent être invités à passer une évaluation technique ou un test écrit et, par la suite, à un entretien oral.

========================================================================================================
See below for this postion's Operational Context
========================================================================================================

Ce poste est annoncé aux candidat(e)s internes et externes. Les candidat(e)s doivent être légalement présent(e)s à Djibouti au moment de la candidature, du recrutement et de l'embauche. Seul(e)s les candidat(e)s titulaires d'une résidence permanente our permis de travail à Djibouti seront considéré(e)s comme éligibles. Le poste est sous la supervision du chef de bureau en consultation avec le responsable de l'administration. Le poste est basé à Ali Sabieh.
Closing Date
La date limite de dépôt des candidatures est le 30 juin 2022 (minuit, heure de Genève).

..................................................

NAGUSOO BIIR ---  SOMALI JOBS

Telegram: https://t.me/somalijobsinc

Linkedin: https://www.linkedin.com/company/somali-jobs/

Facebook: https://www.facebook.com/somalijobs

Facebook Group: https://www.facebook.com/groups/somalijobs

Twitter: https://twitter.com/somalijobs

Instagram: https://www.instagram.com/somalijobs/

Application: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.tiriig.somalijobs

.................................................